Najčešće pogreške u provedbi EU projekata zbog kojih korisnici gube bespovratna sredstva

Iako je pisanje projektnih prijedloga često izazovno, znatno veći problem nastaje u fazi provedbe. Pogreške napravljene nakon odobrenja, u operativnoj, financijskoj ili administrativnoj provedbi – najčešći su razlog financijskih korekcija, odbijanja troškova ili čak gubitka cijele EU potpore. Upravo zato ključne institucije poput Europske komisije i Europskog revizorskog suda (ECA) u svojim izvješćima sve veći naglasak stavljaju na post-ugovornu fazu.

Neusklađenost s odobrenim projektom

Jedna od najčešćih pogrešaka je odstupanje od odobrenog projekta bez prethodne formalne izmjene. Svaka promjena ciljeva, aktivnosti ili budžetskih stavki mora biti službeno odobrena, naknadno pravdanje ne vrijedi, čak i kada je projekt logično evoluirao. Neodobrene izmjene rezultiraju automatskim odbacivanjem troškova tijekom revizije, bez obzira na krajnji rezultat projekta.

Slabo financijsko upravljanje

Slabo financijsko upravljanje i administrativni propusti među najčešćim su razlozima nepriznavanja troškova. Posebno su problematični troškovi osoblja koji nisu pravilno evidentirani ili vremenski alocirani, nepravilnosti u obračunu PDV-a, korištenje neodobrenih metoda amortizacije te slučajevi dvostrukog financiranja. Ovakve pogreške posebno dolaze do izražaja u složenijim projektima poput onih financiranih kroz Horizon Europe, gdje su standardi transparentnosti i revizijske kontrole još stroži, iako je postotak korekcija po iznosima često niži nego u ESIF projektima.

Manjkav sustav unutarnjih kontrola

Treći čest uzrok nepravilnosti odnosi se na manjkav sustav unutarnjih kontrola. Nedostatak jasne podjele odgovornosti, nepostojanje pravila višestruke provjere („četverooki princip“) ili odsustvo ex-ante provjere financijskih dokumenata u praksi vodi do pogrešaka koje se kasnije teško mogu ispraviti. Europski revizorski sud procjenjuje da takvi propusti povećavaju vjerojatnost nepravilnosti za više od 30%.

Nepravilnosti u javnoj nabavi

U kontekstu upravljanja javnim sredstvima, nepravilnosti u provođenju javne nabave i dalje su najčešći izvor financijskih korekcija, nerijetko u iznosima od 5% do čak 25% ukupne vrijednosti ugovora. Uoče li se proceduralni propusti, diskriminacijski kriteriji ili nepravodobno objavljeni natječaji, revizorski mehanizmi u pravilu ne priznaju vezane troškove, bez obzira na korisnost nabavljene usluge ili opreme.

Loša konstrukcija konzorcija

Peti tip pogrešaka vezan je uz loše postavljene konzorcije, osobito u transnacionalnim i partnerskim projektima. Kada uloge partnera nisu jasno definirane, a odgovornosti ne mogu biti precizno dokazive kroz izvješća i dokumentaciju, otvara se prostor za sankcioniranje troškova i smanjenje odobrene potpore. To se često događa čak i kada svi partneri realno odrade planirane aktivnosti – no bez formalno valjanih dokaza, trošak ne prolazi reviziju.

Površna diseminacija i evaluacija učinka

U mnogim projektima, diseminacija i evaluacija učinka ostaju formalne, površne i loše dokumentirane. Revizori redovito ukazuju na nedostatak ciljane komunikacije, nepostojanje konkretnih pokazatelja uspjeha (KPI-eva) ili neprovođenje planiranih aktivnosti širenja rezultata. Takvi nedostaci dovode do umanjenja isplata, budući da komunikacijska komponenta projekta u očima financijera nosi stratešku važnost.

Slaba transparentnost i dokumentacija

Poseban problem stvara slaba transparentnost u vođenju dokumentacije i izvještavanju. Prema izvješću ECA-e za 2023., procijenjeno je da je oko 11 milijardi eura rashoda iz EU proračuna pod povećanim rizikom pogreške. Premda to ne znači da su svi ti troškovi sporni, većina njih dolazi upravo iz područja kohezijske politike i Mehanizma za oporavak i otpornost (RRF). Projekti koji ne vode ažurnu, preglednu i lako dostupnu dokumentaciju često završavaju s neodobrenim troškovima, čak i ako nisu učinjeni propusti u provedbi aktivnosti.

Neusklađenost s pravnim i revizijskim standardima

Na kraju, neusklađenost s pravnim i revizijskim standardima dodatno povećava rizik od korekcija. Europska komisija i ECA koriste različite metodologije praćenja pogrešaka – „error rate“ i „risk at payment“ – ali obje podjednako tretiraju i nenamjerne i namjerne pogreške. To znači da čak i tehničke greške, poput krivog obračuna tečaja ili neusklađene vremenske raspodjele troškova mogu dovesti do značajnih financijskih posljedica, osobito ako se ponavljaju ili sustavno ignoriraju.

Zaključno

Većina pogrešaka u provedbi EU projekata ne nastaje zbog kompleksnosti samih pravila, nego zbog nedostatka planiranja, slabe financijske discipline i nedovoljno strukturiranih internih procesa. S druge strane, korisnici koji rano uspostave jasne procedure, vode urednu evidenciju i transparentno upravljaju sredstvima značajno smanjuju rizik od korekcija.