Kada je pravo vrijeme za prijavu na EU natječaj i zašto ne čekati zadnji tren

U prijavi na EU natječaje vrijeme je jedan od glavnih faktora koji određuju ishod prijave projekta. Rokovi djeluju jasno, prijave su otvorene do određenog datuma, ali prava pitanja glase: kada zaista počinje priprema i što to znači „na vrijeme“? Iskusni korisnici znaju da kvaliteta projekta ne ovisi samo o ideji, već o tome koliko je vremena uloženo u njenu razradu, koordinaciju i usklađivanje s pravilima poziva.

Što znači „na vrijeme“?
Prijava na vrijeme ne znači samo predati dokumentaciju prije isteka roka. Ona uključuje cijeli niz koraka: od praćenja indikativnih planova, razvoja projektne ideje i prikupljanja dokumentacije, do analize prihvatljivosti, pripreme proračuna i simulacije bodova. Svaki od tih koraka traži vrijeme i angažman više osoba i institucija.

Koji modeli natječaja najviše kažnjavaju kašnjenje?
Poseban izazov predstavljaju natječaji s tzv. modelom „najbržeg prsta“, gdje sustav automatski zatvara prijave kada se potroši planirani budžet. U takvim slučajevima, samo prijave predane u prvim minutama imaju šansu. No to mogu biti samo one koje su bile spremne mnogo prije službenog otvaranja prijava. Čak i kod natječaja s fiksnim rokom, žurba pred kraj dovodi do pogrešaka koje se ne mogu ispraviti, kao npr. zaboravljeni privitci, pogrešno popunjeni obrasci ili neažurirani dokumenti.

Primjeri iz prakse
U Hrvatskoj, korisnici su se više puta susretali s tehničkim poteškoćama kod sustava eNPOO i eFondovi. Kad se svi prijavitelji „naguraju“ pred kraj roka, sustav puca pod pritiskom. Time se dodatno povećava rizik odbacivanja prijave, čak i ako je projekt bio kvalitetan.

Zašto je rana validacija projektne ideje važna?
Već u trenutku kada u indikativnom planu vidite poziv koji bi mogao odgovarati vašim planovima, potrebno je validirati projektnu ideju. To uključuje provjeru usklađenosti s ciljevima poziva, razradu aktivnosti koje su prihvatljive i početno testiranje logike intervencije. U ovoj fazi možete identificirati nedostatke ideje i izbjeći kasnije razočaranje, osobito kod poziva s visokom konkurencijom.

Kako se pripremiti resursno i organizacijski?
Mnogi prijavitelji zaboravljaju na interni aspekt pripreme. Prijava zahtijeva vrijeme svih ključnih osoba: voditelja, računovodstva, potencijalnih partnera, konzultanata. Ako se projektni tim ne aktivira na vrijeme, riskiraju se nepotpuna dokumentacija ili neusklađene informacije. Osim toga, često se odgađaju ključni koraci, kao npr. planiranje sufinanciranja, internih procedura i operativnih kapaciteta, što kasnije rezultira stresom i greškama.

Zaključno
U prijavi na EU natječaje vrijedi pravilo: što ranije – to bolje. Uspješne prijave ne nastaju pod pritiskom, već putem planiranja, analize i dobre organizacije. Krenuti na vrijeme znači povećati šansu za prolaznost, smanjiti stres i dobiti prostora za optimizaciju projekta. AVELANT d.o.o. već dugi niz uspješnih godina korisnicima pomaže prepoznati idealan trenutak za pokretanje pripreme te zajedno s njima radi na strukturiranju snažnih i konkurentnih projektnih prijava.